Youtube Twitter Instagram Facebook

Regulamin

REGULAMIN KONGRESU
„EUROPEJSKI KONGRES SPORTU I TURYSTYKI”
ZAKOPANE, 6-7 V 2025 r.

§1
Postanowienia Ogólne

  1. Definicje:
    a) Kongres – należy rozumieć Europejski Kongres Sportu i Turystyki, który odbędzie się w dniach 6-7 V 2025 roku w Zakopanem.
    b) Organizator- Fundacja Promocji i Rozwoju Sportu „Ars Athletica” z siedzibą w Krakowie, ul. KROWODERSKICH ZUCHÓW 4/34, 31-272 KRAKÓW, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000973324, NIP 9452257305, REGON 522234490.
    c) Operator systemu rejestracji (dalej: Operator) – Ancom Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka Komandytowa z siedzibą w Krakowie przy ul Pasternik 94a, 31-354 Kraków, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieśnia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000650442, posiadającą NIP: 675-15-68-678
    d) Opłata uczestnictwa – kwota określona przez Organizatora, za wybrany przez Uczestnika rodzaj uczestnictwa, którą Płatnik jest zobowiązany uiścić w celu zapewnienia Uczestnikowi możliwości wzięcia udziału w Kongresie.
    e) Obiekt – miejsce, w którym odbędzie się Kongres tj. Hotel Nosalowy Dwór Resort&SPA, Oswalda Balzera 21D, 34-500 Zakopane wraz z przyległym terenem.
    f) Partner – osoby fizyczne, osoby prawne, a także jednostki organizacyjne, nie posiadające osobowości prawnej, które wspierają organizację Kongresu, lub które finansują lub współfinansują Kongres.
    g) Płatnik – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, ale mogąca we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, który uiszcza Opłatę uczestnictwa w imieniu swoim lub innego Uczestnika.
    h) Regulamin – niniejszy regulamin, określający prawa i obowiązki Uczestników oraz zasady Uczestnictwa i rejestracji na Kongres przeprowadzany w formie stacjonarnej.
    i) Rejestrujący – osoba fizyczna posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, ale mogąca we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, która za pomocą Systemu zawiera Umowę na zasadach określonych niniejszym Regulaminem.
    j) System Rejestracji (dalej jako: „System”) – strona internetowa umożliwiająca obsługę procesu rejestracji Uczestników na Kongres, będąca własnością Operatora.
    k) Uczestnik – osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i posiada pełną zdolność do czynności prawnych, która najpóźniej do dnia 5 maja 2025 r. zgłosiła swój udział w Kongresie lub której udział w Kongresie został zgłoszony przez Rejestrującego.
    l) Umowa o świadczenie usług (dalej jako: „Umowa”) – umowa zawarta pomiędzy Organizatorem a Rejestrującym, której przedmiotem jest skorzystanie przez danego Uczestnika ze świadczonych przez Organizatora usług w ramach Kongresu, którą regulują postanowienia niniejszego Regulaminu oraz inne przepisy obowiązującego prawa.
    m) Konto bankowe – konto bankowe Organizatora, na które wpływać będą opłaty za udział w Kongresie wskazane w Systemie/ o numerze: 98 1020 2906 0000 1102 0567 5980 PLN (płatność w złotówkach) w banku PKO Bank Polski,
    n) Zawarcie umowy o świadczenie usług (dalej jako: „Zawarcie Umowy”) – chwila, w której na koncie bankowym Organizatora zaksięgowana zostanie wpłata należna za udział danego Uczestnika w Kongresie. Od tego momentu przyjmuje się, iż Rejestrujący zawarł umowę o świadczenie przez Organizatora usług, co zostaje potwierdzone wiadomością e-mail, wraz z załączoną do niej fakturą VAT.
    o) Wystawca – uczestnik z prawem korzystania z określonej powierzchni obiektu na własne cele
    informacyjne i/lub marketingowe na podstawie odrębnej umowy na usługi związane z Kongresem
  2. Informacje dodatkowe:
    a) Oficjalny serwis internetowy Kongresu znajduje się pod adresem: https://eksit.eu
    b) Zakres działania Systemu obejmuje usługę polegającą na przechowywaniu w bazie danych rejestracji Uczestnika, Rejestrującego lub osoby przez niego upoważnionej (takich jak imię, nazwisko, nazwa i adres Instytucji, branża, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu), a także obsłudze tej rejestracji (polegającej na zbieraniu, utrwalaniu, przechowywaniu, aktualizowaniu, uzupełnianiu i usuwaniu tych danych) przez Organizatora lub Operatora.
    c) Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Systemu nie odbiegają od wymagań technicznych dotyczących korzystania z sieci Internet. Rejestrujący lub osoba przez niego upoważniona (osoba dokonująca rejestracji) musi posiadać komputer z dostępem do sieci Internet wraz z oprogramowaniem umożliwiającym przeglądanie jej zasobów. Zaleca się korzystanie z przeglądarek: Mozilla Firefox i Google Chrome.
    d) Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie i obowiązują wszystkich Uczestników, Wystawców i Partnerów.

§2

Rejestracja i warunki uczestnictwa w Kongresie

  1. Uczestnicy mogą wziąć udział w Kongresie w miejscu odbycia Kongresu (w formie stacjonarnej).
  2. Warunkiem uczestnictwa przez Uczestnika w Kongresie jest:
    a) prawidłowe wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego,
    b) akceptacja Regulaminu,
    c) oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz zgody na
    dokumentowanie Kongresu w formie fotograficzne i/lub video oraz publikacji ww. dokumentów, także tej zawierającej wizerunek.
    d) wniesienie odpowiedniej Opłaty uczestnictwa określonej w Systemie lub posiadanie innego dokumentu wydanego przez Organizatora uprawniającego do udziału w Kongresie.
    e) Rejestracja na Kongres odbywa się wyłącznie w formie on-line za pośrednictwem Formularza Zgłoszeniowego udostępnionego w Systemie pod adresem https://eksitregistration.h1.pl.
  3. Organizator określa w Formularzu Zgłoszeniowym udostępnionym w Systemie warunki oraz
    dane Uczestnika konieczne do rejestracji udziału w Kongresie.
  4. Warunki i konieczne dane, o którym mowa w ust. 3 oznaczone będą symbolem (*).
  5. Uczestnik gwarantuje, że wszystkie dane wprowadzone przez niego do Systemu podczas procesu rejestracji są prawidłowe. Osoba dokonująca rejestracji gwarantuje, iż uzyskał odpowiednie upoważnienie do rejestracji i złożenia oświadczeń wymaganych podczas procesu rejestracji, a także odpowiada za wszystkie skutki wprowadzenia danych niezgodnie z upoważnieniem. W przypadku dokonywania rejestracji dla więcej niż jednej osoby, osoba dokonująca rejestracji winna dokonać odrębnych zgłoszeń dla każdej z osób.
  6. W przypadku zmiany osoby Uczestnika po dokonaniu rejestracji należy niezwłocznie skontaktować się z Organizatorem drogą elektroniczną na adres e-mail: biuro@kongres-sbn.eu
  7. Po dokonaniu rejestracji i płatności w sposób przewidziany w § 3 ust. 6 lit. a tiret. 2 i ust.6 lit b tiret 2 niniejszego Regulaminu na podany w Formularzu Zgłoszeniowym adres e-mail zostanie wysłana wiadomość będąca potwierdzeniem rejestracji. W przypadku wyboru płatności za pośrednictwem przelewu bankowego, o którym mowa w § 3 ust. 6 niniejszego Regulaminu wraz z wiadomością e-mail stanowiącą dokonanie rejestracji zostanie przesłana również Faktura pro forma.
  8. Rejestracja uczestnictwa trwa do 5.05.2025 r., chyba że Organizator zadecyduje o wcześniejszym terminie zakończenia Rejestracji.
  9. Dla niektórych Uczestników, np. dziennikarzy, wystawców, prelegentów, partnerów Organizator może przewidzieć inne zasady Rejestracji lub udziału w Kongresie, niż wynikające z niniejszego Regulaminu, w szczególności polegające na rejestracji bezpośrednio przez Organizatora.
  10. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia udziału Uczestnika w Kongresie ze względu na możliwość naruszenia zasad bezpieczeństwa i porządku publicznego, jak również bezpieczeństwa Kongresu, w tym także osób mogących potencjalnie naruszyć niniejszy Regulamin. W związku z powyższym Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania, a jedynie zwrot opłaty uczestnictwa.
  11. Do udziału w Kongresie w charakterze Wystawcy uprawnionymi są wyłącznie zarejestrowani w sposób określony w niniejszym Regulaminie Uczestnicy/Rejestrujący, z którymi Organizator zawarł odrębną umowę na korzystanie z powierzchni wystawienniczej.
  12. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów (w tym gości głównych oraz keynote speakera) Kongresu lub programu Kongresu z przyczyn od niego niezależnych. W takim przypadku Organizator niezwłocznie powiadomi Uczestników o zaistniałych zmianach poprzez zamieszczenie informacji o zmianie na stronie internetowej Kongresu.
  13. Dane osobowe Uczestników zbierane podczas rejestracji oraz w związku z uczestnictwem w Kongresie, będą przetwarzane zgodnie treścią niniejszego Regulaminu oraz z Polityką Prywatności Organizatora, która stanowi integralną część niniejszego regulaminu. Każdy Uczestnik i Użytkownik winien zapoznać się z Polityką Prywatności dostępną pod adresem www.eksit.eu/politykaprywatnosci

§3

Warunki płatności i rozliczenia

  1. Uczestnictwo w Kongresie jest odpłatne. Rodzaje pakietów oraz związane z tym opłaty uczestnictwa są dostępne w Systemie pod adresem https://eksitregistration.h1.pl.
  2. Opłata uczestnictwa w Kongresie jest kwotą brutto, uwzględniającą podatek VAT (23%).
  3. Płatność może być realizowana w następujących walutach: PLN
  4. W przypadku ofert promocyjnych i zniżek na zakup pakietów oferowanych przez Organizatora, jeżeli wystąpią, nie podlegają łączeniu.
  5. Opłata uczestnictwa nie obejmuje kosztów zakwaterowania, jak również dojazdu na Kongres i powrotu z niego.
  6. Organizator przewiduje następujące formy rozliczeń:
    a) dla osób fizycznych:
    – wpłatę na Konto bankowe Organizatora na podstawie faktury pro forma przesłanej drogą elektroniczną, na podany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail;
    – za pomocą karty płatniczej;
    – za pomocą BLIK.
    b) dla osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej:
    – wpłatę na Konto bankowe Organizatora na podstawie faktury pro forma przesłanej drogą elektroniczną, na podany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail, za pomocą karty płatniczej.
  7. Faktura VAT wystawiona przez Organizatora zostanie wysłana do Płatnika wyłącznie drogą elektroniczną, na wskazany podczas rejestracji adres e-mail, w terminie do 7 dni od dnia zaksięgowania wpłaty na Koncie bankowym Organizatora lub po pozytywnej autoryzacji transakcji kanałem elektronicznym.
  8. Termin płatności dla faktur otrzymanych drogą elektroniczną wraz z potwierdzeniem rejestracji faktur pro forma wynosi 3 dni.
  9. Organizator zastrzega sobie prawo do żądania okazania przez Uczestnika przed wejściem do Obiektu dowodu uiszczenia Opłaty uczestnictwa, jeżeli ta uiszczona została po dniu 3.05.2025 r., pod rygorem odmowy Uczestnikowi prawa do udziału w Kongresie.
  10. Rejestrujący lub osoba przez niego upoważniona (osoba dokonująca rejestracji) zobowiązana jest posiadać odpowiednie umocowanie do zaciągnięcia zobowiązania finansowego w imieniu Płatnika, w przypadku jego braku, osoba ta będzie ponosić pełną odpowiedzialność za wywiązanie się z zawartej umowy.
  11. Rejestrujący, który uiścił Opłatę uczestnictwa ma prawo do złożenia rezygnacji z pełnym prawem do zwrotu Opłaty uczestnictwa w stosunku do wszystkich lub imiennie wskazanych Uczestników, których zgłosił do uczestnictwa w Kongresie jedynie w sytuacjach, o których mowa w przepisach powszechnie obowiązującego prawa oraz w niniejszym Regulaminie.
  12. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zwrot Opłaty uczestnictwa, Organizator dokona zwrotu tej Opłaty uczestnictwa pomniejszonej o koszty dokonania jej zwrotu w najtańszy dostępny sposób, w terminie do 14 (słownie: czternastu) dni od dnia dostarczenia wniosku do Organizatora.
  13. W przypadku nie przybycia Uczestnika na Kongres z jakichkolwiek przyczyn leżących po stronie Uczestnika zwrot Opłaty uczestnictwa nie przysługuje.
  14. Uczestnik będący konsumentem tj. osobą fizyczną uiszczającą Opłatę uczestnictwa w celu niezwiązanym bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą, zawodową lub statutową, może odstąpić od umowy o świadczenie usług w terminie 14 (słownie: czternastu) dni od zawarcia umowy, nie później jednak niż 7 dni przed rozpoczęciem Kongresu. W takim przypadku Organizator zwraca Uczestnikowi właściwą kwotę na podany przez Uczestnika rachunek bankowy.
  15. W razie dokonania przez Uczestnika bądź inną osobę lub instytucję na konto Organizatora jakiejkolwiek wpłaty, nie wynikającej z dokonanej Rejestracji oraz niebędącej wpłatą tytułem Opłaty uczestnictwa, Organizator dokona zwrotu tej wpłaty pomniejszonej o koszty dokonania jej zwrotu w najtańszy dostępny sposób w terminie do 14 (słownie: czternastu) dni od dnia dostarczenia do Organizatora wniosku o zwrot nienależnie uiszczonej kwoty.
  16. O ile zgodnie z niniejszym Regulaminem Uczestnik jest uprawniony do zwrotu uiszczonej Opłaty uczestnictwa, Organizator dokonuje zwrotu na podany przez Uczestnika lub Rejestrującego rachunek bankowy.

§4

Miejsce, termin i program Kongresu

  1. Kongres odbędzie się w dniach 6-7 maja 2025 roku.
  2. Kongres odbędzie się Hotel Nosalowy Dwór Resort&SPA, Oswalda Balzera 21D, 34-500 Zakopane
  3. Program Kongresu dostępny jest na stronie internetowej www.eksit.eu/agenda

§5

Prawa i obowiązki Organizatora i Uczestników

  1. Ze względów bezpieczeństwa Organizator zastrzega sobie prawo do kontroli i weryfikacji tożsamości Uczestnika oraz jego uprawnień do wejścia na teren Obiektu, w którym organizowany jest Kongres lub korzystania z usług związanych z Kongresem. Przed wejściem do Obiektu, Uczestnik powinien posiadać identyfikator w widocznym miejscu. Identyfikatory będą do odbioru w specjalnie do tego przeznaczonym punkcie identyfikacji Uczestników. Identyfikatory będą zawierały imię, nazwisko, stanowisko i nazwę firmy/Instytucji Uczestnika. Jeżeli Uczestnik przed wejściem do obiektu odmówi okazania identyfikatora lub powstaną wątpliwości co do zgodności jego danych z danymi na identyfikatorze, Organizator uprawniony jest do kontroli i weryfikacji tożsamości, np. poprzez okazanie dokumentu tożsamości Uczestnika.
  2. Uczestnicy mogą poruszać się po terenie Obiektu w ramach wyodrębnionych i oznaczonych przestrzeni i ciągów komunikacyjnych. Z zastrzeżeniem miejsc wydzielonych na terenie Obiektu obowiązuje zakaz palenia tytoniu, używania papierosów elektronicznych i spożywania alkoholu.
  3. Uczestnicy zobowiązują są przestrzegać zapisy Regulaminu Obiektu, w tym w szczególności zasad
    bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych.
  4. Uczestnik oraz Wystawca potwierdza, iż zapoznał się z niniejszym Regulaminem i zobowiązuje się
    do jego przestrzegania.
  5. Ponadto Uczestnik zobowiązuje się do:
    a) stosowania się do ewentualnych poleceń porządkowych Organizatora i osób przez niego upoważnionych;
    b) niezakłócania w jakikolwiek sposób spokoju innym Uczestnikom Kongresu, jak również innym osobom znajdującym się na terenie Obiektu;
    c) wykorzystywania materiałów konferencyjnych przekazanych mu przez Organizatora w ramach Kongresu wyłącznie w granicach własnego użytku osobistego Uczestnika, określonych w przepisach ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych;
    d) przestrzegania przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
  6. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, iż w sytuacji stwierdzenia przez Organizatora, iż Uczestnik narusza postanowienia niniejszego Regulaminu lub Regulaminu Obiektu, jest w stanie nietrzeźwości lub pod wpływem innych substancji odurzających, legitymuje się identyfikatorem osoby trzeciej, odmawia okazania identyfikatora, lub zachowuje jest agresywne, narusza zasady porządku publicznego lub moralności publicznej Organizator uprawniony jest do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Kongresie i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Kongresu lub terenu Obiektu, bez prawa do żądania zwrotu Opłaty uczestnictwa w Kongresie.
  7. Na terenie Obiektu zabronione jest wnoszenie broni, środków przymusu bezpośredniego lub innych potencjalnie niebezpiecznych przedmiotów. Niniejszy zakaz nie dotyczy uprawnionych służb oraz osób odpowiedzialnych za ochronę obiektu.
  8. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność, w tym odszkodowawczą za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie Obiektu.
  9. Uczestnik Kongresu zobowiązany jest do pokrycia wszelkich kosztów związanych z naprawieniem szkody wyrządzonej przez niego, jakie poniesie Organizator w przypadku wystąpienia osób trzecich w stosunku do Organizatora z roszczeniami związanymi ze szkodami wyrządzonymi przez Uczestnika.

§6

Odpowiedzialność Organizatora

  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy w całości lub w części, w takim zakresie, w jakim zostało to spowodowane wystąpieniem Siły Wyższej rozumianej jako zdarzenie zewnętrzne, nagłe, nieprzewidywalne i niezależne od woli Organizatora, które wystąpiło po zawarciu Umowy, uniemożliwiające wykonanie Umowy w całości lub w części, na stałe lub na pewien czas, któremu nie można było zapobiec ani przeciwdziałać przy zachowaniu należytej staranności Organizatora. Za przejawy Siły Wyższej uznać w szczególności należy:
    1) klęski żywiołowe, w tym: trzęsienie ziemi, huragan, powódź, inne nadzwyczajne zjawiska atmosferyczne;
    2) akty władzy państwowej,
    3) stan wojenny, stan wyjątkowy
    4) działania wojenne, akty sabotażu, akty terrorystyczne i inne podobne wydarzenia zagrażające
    porządkowi publicznemu;
    5) strajki powszechne lub inne niepokoje społeczne, w tym publiczne demonstracje, z wyłączeniem strajków u Organizatora.
  1. Jeżeli Siła Wyższa uniemożliwi Organizatorowi wywiązanie się z jakiegokolwiek zobowiązania objętego Umową lub Regulaminem, Organizator niezwłocznie zawiadomi Uczestnika za pośrednictwem e-mail o zaistniałym zdarzeniu lub okolicznościach stanowiących Siłę Wyższą.
  2. W sytuacji wystąpienia siły wyższej, o której mowa w ust. 1 Organizator zastrzega możliwość odwołania Kongresu. W powyższych przypadkach Organizator nie odpowiada za szkody uczestników wynikające z odwołania Kongresu, w tym w szczególności za koszty związane z transportem lub rezerwacjami hotelowymi. Organizator nie jest też zobowiązany w takim przypadku do zwrotu wniesionych już opłat za uczestnictwo w Kongresie lub inne świadczenia, w tym w zakresie w jakim pokrywają one poniesione już koszty Organizatora.
  3. Uczestnik przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że w przypadku wystąpienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego w związku z występowaniem choroby zakaźnej, np. COVID-19 i wprowadzenia ograniczeń i/lub zakazów organizacji imprez, zgromadzeń
    publicznych, świadczenia usług konferencyjnych, eventowych, które to ograniczenia skutkować
    będą niemożnością świadczenia przez Organizatora usług w przewidzianej formie czy też prowadzenia ograniczeń lub innych obostrzeń mających bezpośredni związek z epidemią COVID-19, a uniemożliwiających lub w znaczący sposób wpływających na realizację Kongresu i zawartych umów, Organizator nie ponosi odpowiedzialności, zastrzegając jednocześnie możliwość odwołania Kongresu.
  4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy będące własnością Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Kongresu, a w szczególności na terenie Obiektu.
  5. W przypadku, gdy Kongres nie odbędzie się z przyczyn, o których mowa w ust. 4, Uczestnikowi lub Rejestrującemu nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z Uczestnictwem w Kongresie, jak i kosztów usług dodatkowych zleconych Organizatorowi przez Rejestrujących lub Uczestnika. Organizator nie jest też zobowiązany w takim przypadku do zwrotu wniesionych już opłat za uczestnictwo w Kongresie lub inne świadczenia, w tym w zakresie w jakim pokrywają poniesione już koszty Organizatora.


Dane osobowe i Zgody

  1. Administratorem danych osobowych jest Fundacja Promocji i Rozwoju Sportu „Ars Athletica” z
    siedzibą w Krakowie, ul. ul. KROWODERSKICH ZUCHÓW 4/34, 31-272 KRAKÓW, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000973324, NIP 9452257305, REGON 522234490.
  2. Dane osobowe Rejestrujących oraz osób biorących udział w Kongresie będą przetwarzane przez
    Organizatora zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
    27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
    osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO). Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Dane osobowe będą przetwarzane w związku z organizowanym przez Organizatora Kongresem, w celu związanym z wykonaniem Umowy i określonym niniejszym Regulaminem, jak również w celach wskazanych w treści udzielonych przez te osoby zgód, przez czas niezbędny do realizacji celów przetwarzania. Szczegółowe informacje dotyczące sposobu, zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych zostały określone w Polityce Prywatności Organizatora, która stanowi integralną część niniejszego Regulaminu.
  3. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw
    związanych z przetwarzaniem danych można się kontaktować z Organizatorem w następujący sposób:
    a) listownie na adres: ul. ul. KROWODERSKICH ZUCHÓW 4/34, 31-272 KRAKÓW
    b) przez e-mail: biuro@kongres-sbn.eu
  4. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi:
    1) art. 6 ust. 1 lit b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą w tym także przed zawarciem umowy (w celu dokonania rejestracji, zawarcia i wykonania umowy, w trakcie jej trwania i rozliczeń po jej zakończeniu, weryfikacji tożsamości podczas wejścia na teren obiektu, wydruk i wydanie odpowiedniego identyfikatora, przygotowania i przekazania do druku Listy Uczestników, Listy Panelistów, Programu, które zawierają dane osobowe, umożliwienie korzystania z dedykowanych aplikacji zarejestrowanym Uczestnikom Kongresu). W powyższym przypadku okres przetwarzania trwa do momentu, kiedy ustanie możliwość dochodzenia roszczeń związanych z umową przez którąkolwiek ze stron.
    2) art. 6 ust. 1 lit. f RODO- prawnie uzasadniony interes realizowany przez Organizatora polegający a tym, aby przetwarzać Pana/Pani dane w razie powstania takiej potrzeby w przypadku ustalenia i dochodzenia przez Administratora przysługujących jej roszczeń lub w celu obrony przed roszczeniami zgłaszanymi do Administratora oraz w celu marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług oraz tworzenia analiz wyników prowadzonej przez Administratora działalności statutowej i/lub gospodarczej na potrzeby wewnętrzne. W powyższych przypadkach okres przetwarzania trwa do momentu ustania tego interesu (np. okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych) lub do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą, dalszemu takiemu przetwarzaniu – w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje.
    3) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, jeżeli obowiązek ten jest określony w prawie polskim lub w prawie Unii Europejskiej ( w celach wykonania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych oraz celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów przez Administratora). W takim przypadku dane osobowe będą przechowywane przez okres wskazany we właściwych przepisach.
    4) art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – na podstawie i tylko o ile Uczestnik udzielił zgody, dane osobowe będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do zrealizowania celu/celów, na które wyrażono zgodę. Podstawę przetwarzania danych osobowych jest dobrowolna, jednoznaczna, świadoma i konkretna zgoda osoby, której dane dotyczą. Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, w jakich zostały one zebrane, a w każdym przypadku nie dłużej niż do momentu cofnięcia przez Uczestnika zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
  5. Organizator może dokonać powierzenia przetwarzania danych osobowych do państwa trzeciego,
    czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy i przesłać je do podmiotów zewnętrznych współpracujących z Administratorem działających w imieniu Administratora w celach wyżej opisanych na podstawie Decyzji Komisji z dnia 4 czerwca 2021 r. w sprawie standardowych klauzul umownych dotyczących przekazywania danych osobowych do państw trzecich na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 m.in. w przypadku publikacji zdjęć z Kongresu na portalach społecznościowych, m.in. LinkedIn, Facebook, YouTube. Akceptując niniejszy Regulamin Uczestnik wyraża zgodę na zawarcie w jego imieniu i na jego rzecz Standardowych Klauzul Umownych. Treść Standardowych Klauzul Umownych w odniesieniu do wymienionych portali społecznościowych znajduje się poniżej:
    a. Facebook Ireland Ltd: https://www.facebook.com/legal/EU_data_transfer_addendum
    b. Google LLC: https://privacy.google.com/businesses/processorterms/mccs/
    c. LinkedIn Corporation:
    https://www.linkedin.com/help/linkedin/answer/62548/przekazywanie-danych-z-unii-
    europejskiej-europejskiego-obszaru-gospodarczego-i-szwajcarii?lang=pl
  6. Dane osobowe mogą być możemy udostępniać podmiotom, z których Organizator korzysta lub z
    którymi współpracuje w szczególności:
    a) inni administratorzy, którzy przetwarzają dane osobowe we własnym imieniu:
    – podmioty, które są upoważnione do odbioru Państwa danych osobowych na podstawie odpowiednich przepisów prawa,
    – Partnerzy, podmioty współpracujące, podwykonawcy, którzy świadczą usługi lub dostarczają produkty związane z Umową lub Kongresem – w zakresie, w jakim staną się administratorem danych,
    – podmioty, które prowadzą działalność pocztową lub kurierską,
    – podmioty, które prowadzą działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze – w celu dokonywania wzajemnych rozliczeń, w tym płatności na Państwa rzecz),
    – podmioty, które nabywają wierzytelności i podmioty windykacyjne – w razie braku wykonania przez Państwa zobowiązań na podstawie Umowy,
    – podmioty, które współpracują z nami przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych, prawnych – w zakresie, w jakim staną się administratorem danych,
    b) podmioty, które przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu:
    – podmioty, które obsługują systemy teleinformatyczne i świadczące usługi IT,
    – podmioty, które świadczą Organizatorowi usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową,
    – podmioty, które świadczą usługi archiwizacji dokumentów,
    – podmioty świadczące usługi serwisów opiniujących, usługi reklamowe i marketingowe
    – podmioty współpracujące, Partnerzy oraz nasi podwykonawcy, w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania danych osobowych Uczestnika.
  7. Na zasadach określonych w poniższych przepisach RODO Uczestnikom przysługuje prawo do:
    a) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego. Jeżeli skorzysta Pan/Pani z tego prawa – Administrator zaprzestanie przetwarzania danych w tym celu.
    b) żądania dostępu do treści swoich danych osobowych (art. 15 RODO),
    c) żądania sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe (art. 16 RODO),
    d) żądania usunięcia danych osobowych (art. 17 RODO),
    e) żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO),
    f) prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO).
  8. Uczestnikom przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.
  9. Organizator nie dokonuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania w oparciu o dane osobowe.
  10. Organizator informuje, a Uczestnik rejestrując się na Kongres wyraża na to zgodę, że przebieg
    Kongresu będzie utrwalany fotograficznie oraz za pomocą urządzeń audio/video, w tym może być
    transmitowany w radio, telewizji lub za pomocą innych środków umożliwiających publiczne
    udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez
    siebie wybranym (np. w sieci Internet). Uczestnictwo w Kongresie jest jawne, a zatem sylwetka
    lub wizerunek Uczestnika ujęte indywidualnie lub jako element większej całości mogą być
    intencjonalnie lub przypadkowo udokumentowane fotograficznie, dźwiękowo lub filmowo, a
    materiały uzyskane w ten sposób mogą być rozpowszechniane przez Organizatora oraz
    przedstawicieli mediów w celach emisji w środkach masowego przekazu, w celach
    dokumentacyjnych, informacyjnych, reklamowych i promocyjnych związanych z Kongresem,
    innymi Wydarzeniami, działalnością Organizatora, sponsorów i partnerów Kongresu i innych osób
    wskazanych przez Organizatora (w tym poprzez serwisy internetowe, pocztę elektroniczną, media
    społecznościowe, telewizja, radio i w prasie drukowanej). Niezależnie od powyższego, przebieg
    Kongresu może być też monitorowany ze względów bezpieczeństwa.
  11. Organizator informuje, że rejestracja utworów, o których mowa w ust. 10 może mieć miejsce na
    terenie całego obiektu, na którym odbywać się będzie Kongres, chyba że Organizator w sposób
    wyraźny wyznaczy strefy wolne od nagrywania.
  12. Uczestnik upoważnia Organizatora do wykorzystania swojego wizerunku oraz/lub głosu i
    wypowiedzi (jeżeli Uczestnik takowych udzieli w trakcie dyskusji prelekcyjnych oraz/lub do
    kamery) oraz rozpowszechniania ich jako elementów ww. utworów do celów wymienionych w
    ust. 10 powyżej i niniejszym udziela niewyłącznej oraz nieodpłatnej zgody, bez ograniczeń
    czasowych oraz terytorialnych, na ich wykorzystanie przez Organizatora oraz wszelkie
    upoważnione do tego przez Organizatora podmioty na następujących polach eksploatacji:
    a) utrwalania i reprodukowania techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego,
    techniką cyfrową, światłoczułą, audiowizualną, optyczną, komputerową;
    b) wprowadzania do pamięci komputera i sieci multimedialnych;
    c) zwielokrotniania i utrwalania utworu lub jego fragmentów (lub jakichkolwiek jego
    elementów) przy użyciu techniki cyfrowej i analogowej na wszelkich nośnikach
    elektronicznych i analogowych;
    d) w zakresie obrotu – bezpośredniego lub pośredniego wprowadzania do obrotu przy użyciu
    wszelkich dostępnych sposobów, technik i nośników oraz we wszystkich dostępnych
    kanałach dystrybucji, w tym również:
    (I) drogą przeniesienia własności, użyczenia, najmu lub dzierżawy oraz udostępniania
    oryginału albo egzemplarza na podstawie innych stosunków prawnych;
    (II) jako składnika działalności dowolnych podmiotów, ich know-how lub przedmiotów
    własności intelektualnej lub przemysłowej, jak też przy oferowaniu lub sprzedaży
    dowolnych wyrobów i usług, jak też w ramach wszelkich akcji informacyjnych,
    promocyjnych lub reklamowych, jak też we wszelkich materiałach ofertowych,
    handlowych lub promocyjnych dowolnych podmiotów, a także przy użyciu
    dowolnych technologii i nośników opisanych w punkcie a) powyżej, w dowolnej
    działalności;
    e) nadawania i reemitowania za pomocą wizji przewodowej lub bezprzewodowej przez stację
    naziemną lub drogą satelitarną, drogą emisji telewizyjnej lub radiowej (również w sieci
    kablowej i telewizji kodowanej) wraz z prawem do retransmisji w ramach platform
    cyfrowych oraz/lub w sieciach kablowych, nadawanie internetowe, równoczesne integralne
    nadawanie (reemitowanie) przez dowolną organizację radiową lub telewizyjną;
    f) publiczne wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie, a także wszelkie inne wykorzystanie w
    każdej formie eksploatacji, w szczególności na pokazach otwartych i zamkniętych,
    biletowanych i niebiletowanych;
    g) publicznego udostępniania utworu jego części lub fragmentów (lub jakichkolwiek jego
    elementów) w taki sposób, by każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez
    siebie wybranym przy użyciu dowolnych technik;
    h) wykorzystania w filmach i innych utworach audiowizualnych i multimedialnych;
    i) przekazania utworu kontrahentom, z prawem do korzystania przez tych kontrahentów z
    treści utworu, w tym do udzielania licencji z prawem do udzielania sublicencji;
    j) wszelkie formy tłumaczenia wypowiedzi;
    k) w zakresie tworzenia, korzystania, rozporządzania i rozpowszechniania dzieł zależnych
    wobec utworów zrealizowanych przy wykorzystaniu wizerunku oraz/lub wypowiedzi– zgoda
    i upoważnienie obejmują korzystanie z nich na polach eksploatacji określonych wyżej w
    podpunktach a-j.
  13. Jeżeli z jakichkolwiek powodów Uczestnik nie akceptuje konkretnego wykorzystania swojego
    wizerunku jw., powiadomi o tym Organizatora, który zobowiązany jest wtedy do niezwłocznego wstrzymania danego wykorzystania lub wykorzystania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

§8

Działania marketingowe Wystawców i/lub Partnerów

  1. Uczestnicy Kongresu przyjmują do wiadomości, że Partnerzy oraz Wystawcy mogą prowadzić działania marketingowe podczas trwania Kongresu oraz wydarzeń towarzyszących. Partnerzy oraz Wystawcy, nie mogą prowadzić działań marketingowych wobec Uczestników Kongresu, które byłyby nieetyczne lub naruszały normy prawne i obyczajowe.
  2. Marki, materiały reklamowe, przedmioty i sposób ich eksponowania przez Wystawców lub
    Partnerów w ramach powierzchni wystawienniczej wymagają akceptacji Organizatora w zakresie
    ich zgodności z charakterem Kongresu, warunkami zawartych Umów oraz przyjętymi standardami
    estetyczno-technicznymi. Za zgodność ich eksponowania z prawem, w szczególności z przepisami
    w zakresie reklamy lub nieuczciwej konkurencji, odpowiada wyłącznie Wystawca lub Partner.
  3. Organizator zastrzega, że działania marketingowe Wystawców lub Partnerów nie mogą
    prezentować treści mogących godzić w renomę i dobre imię Organizatora lub Obiektu czy
    naruszać dobra osobiste osób trzecich.

§9
Reklamacje

Uczestnik może złożyć reklamację za pośrednictwem adresu e-mail: biuro@kongres-sbn.eu lub na
adres korespondencyjny Organizatora ul. ul. KROWODERSKICH ZUCHÓW 4/34, 31-272 KRAKÓW.
Reklamacje mogą być składane najdalej w terminie 3 dni od daty zakończenia Kongresu.

  1. Reklamacja powinna zawierać:
    a) imię i nazwisko (nazwę) Uczestnika;
    b) adres do korespondencji, adres e-mail i numer telefonu Uczestnika;
    c) przedmiot reklamacji;
    d) wskazanie okoliczności faktycznych uzasadniających reklamację.
  2. Organizator rozpatruje reklamacje w ciągu 14 dni roboczych od daty złożenia reklamacji i przekazuje swoje stanowisko dotyczące uwzględnienia lub nieuwzględniania reklamacji podmiotowi składającemu reklamację w formie w jakiej reklamacja została złożona (e-mail, poczta tradycyjna).
  3. W przypadku uwzględniania reklamacji Organizator poinformuje Uczestnika o sposobie
    rozpatrzenia reklamacji.

§10

Pozasądowe sposoby rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń
(DOTYCZY WYŁĄCZNIE KONSUMENTÓW)

  1. Uczestnicy i Płatnicy będący konsumentami mają możliwości skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń. Zasady dostępu do tych procedur dostępne są w siedzibach lub na stronach internetowych podmiotów uprawnionych do pozasądowego rozpatrywania sporów. Mogą nimi być w szczególności rzecznicy praw konsumenta lub Wojewódzkie Inspektoraty Inspekcji Handlowej, których lista jest dostępna na stronie internetowej Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów pod adresem http://www.uokik.gov.pl/spory_konsumenckie.php
  2. Pod adresem http://ec.europa.eu/consumers/odr/ dostępna jest platforma internetowego
    systemu rozstrzygania sporów pomiędzy konsumentami i przedsiębiorcami na szczeblu unijnym
    (platforma ODR).

§11

Postanowienia Końcowe

  1. Organizator zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w Regulaminie. W przypadku dokonania zmian w Regulaminie, Organizator udostępni tekst jednolity Regulaminu poprzez publikację na stronie internetowej Kongresu www.eksit.eu. Nowy tekst Regulaminu zostanie również przesłany drogą mailową do Uczestników. Po ogłoszeniu przez Organizatora zmian w Regulaminie, każdy Uczestnik, który zarejestrował się na Kongres, powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian w Regulaminie, Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora o takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na adres: biuro@kongres.sbn.eu, co jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia o odstąpieniu od umowy o świadczenie usług. Oświadczenie to powinno zostać złożone najpóźniej w terminie 7 dni od daty wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie, przyjmuje się, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin.
  2. W przypadku wątpliwości co do interpretacji Regulaminu wersją wiążącą jest wersją w języku
    polskim.
  3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy
    powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności kodeks cywilny.
  4. Sądem właściwym dla sporów wynikłych z umowy jest sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
    Postanowienie to nie dotyczy Uczestników i Płatników będących konsumentami.
Skip to content